Внутренние трудовые резервы руководителя: как управлять своим временем

Перераспределение рабочего времени и оптимизация расписания – обязательная часть самодисциплины руководителя. Таким образом можно высвободить резервы – но не для текущих задач, а для обдумывания и совершенствования методик работы. Как раз в эти моменты происходит профессиональное движение вперед.   

У меня лично есть несколько правил, которые помогают управленцу не терять драгоценное время.

1. Заранее устанавливайте временные рамки переговоров

Затяжные встречи или совещания демонстрируют их неэффективность. 

Любой вопрос можно решить в течение часа, если заранее составить план обсуждения с желаемым результатом и контролировать словоохотливость участников. Время – деньги, особенно в бизнесе. 

2. Определите самые важные дела и акцентируйте внимание на них

Согласно принципу Парето, лишь 20% работы дают 80% результата. Необходимо определить и выполнять в первую очередь то, что приносит максимальную эффективность. Пробуйте по-разному ранжировать задачи и наблюдайте за результатами. Уделить главное внимание нужно тому, что может принести максимальный доход и максимальный ущерб.  Моё правило: на каждый день ставить 5 приоритетных задач. В месяц – 150 плановых задач, однако, делаю я всегда больше.

Постепенно вас будет оставлять стресс от несделанной работы – если в вашем приоритете будет самое важное, остальное не будет вас беспокоить.

3. Ограничивайте свое время один-на-один с сотрудниками

Время в одиночестве – это возможность вдумчиво подойти к решению сложных вопросов и генерации новых идей. Установите неприемные часы, которые вы посвятите мозговому штурму с самим собой.

4. Распределяйте задачи по функциональным блокам

Чтобы минимально переключаться между видами деятельности и не терять время на восстановление концентрации, выделяйте отдельное время, например, для работы со всеми видами документов, бесед с коллегами, ответов на сообщения и письма, работы по отдельным проектам и т.д.

5. Учитывайте колебания работоспособности

Наверняка вы замечали в течение дня, когда вы находитесь на пике продуктивности и энергии, а когда они, наоборот, снижаются. Учитывайте этот режим в распределении своих трудовых функций: в активные часы ведите переговоры, проводите совещания и беритесь за новые проекты, а при сниженной работоспособности отвечайте на письма или работайте с рутинной документацией. 

6. «Золотой час»

Каждый руководитель знает, какой лавиной накрывает работа уже в самые первые минуты рабочего дня – всем вдруг стали нужны утверждения, согласования, советы и неотложные встречи. Используйте время до начала рабочего дня, чтобы выполнить или хотя бы начать какое-то важное дело, требующее внимание и сосредоточенности. 

7. Дробите крупные дела на части

Как съесть слона? По частям. Многие люди пытаются «съесть слона» целиком – определить и выполнить объемную задачу, чтобы получить результат. Однако, такой масштаб пугает и отталкивает, и часто такие задачи откладываются и скапливаются. Раздробите такое дело на несколько частей, установите для каждой результат, достижение которого будет приносить удовлетворение и приближать вас к цели. 

8. Устанавливайте дедлайны для важных дел

Важные срочные дела категории «А» по матрице Эйзенхауэра – это то, что не терпит отлагательств, и всегда всплывает в момент, когда, казалось бы, все сделано, и можно спокойно взяться за новый проект. Чтобы такие дела не становились авральной неожиданностью, планируйте важные дела сильно заранее, ставьте для них крайний срок выполнения и уже вокруг них выстраивайте остальную занятость. Важным же, но не срочным задачам посвящайте 50% времени. 

Время руководителя – самое дорогое в компании. Растрачивать его на бессмысленные совещания или выполнение мелких задач уровня линейного сотрудника – это грабеж у самого себя. Ваше время – ваши деньги! Системно подходите к рабочему графику, чтобы наверняка добиваться СВЕРХрезультата.